Hej verksamhetsledare, Sense ansvariga föreningsanvändare,
I och med i bruktagandet av det nya Sense medlemsregistret så har vi även utvecklat ett nytt digitalt medlemsansökningsformulär ( gemensamt för alla föreningar och som kopplar direkt till Sense), utarbetat en ny dataskyddsbeskrivning för 4H medlemsregister samt skapat en ny webbsida för medlemskap vid namn Bli medlem på fs4h.fi samt publiceras som ny sida på alla föreningars webbsidor.
Den nya Bli medlem sidan hittas fram över i huvudbalken på såväl Fs4H och föreningarnas webbplatser startsida. Ta del av sidans upplägg och innehåll som gemensam mall se https://fs4h.fi/bli-medlem/. Bli medlem -webbsidan är även insatt i WordPress till varje förening som utkast under Sidor. Öppna utkastet och läs igenom innehållet samt specificera och skriv in under mellanrubriken Medlemsavgifter era aktuella uppgifter om medlemsform (enskild medlem, familjemedlem, prova på och ev övriga) och avgifter för er förening. Bli medlem sidan blir synlig i huvudbalken för allmänheten på föreningens sida per 12.2. Det är ingen panik om ni inte specificerar medemsavgifterna/formerna innan dess, gör det dock under denna vecka så kommer ni igång och kan dela sidan i medlemsinfo och i marknadsföringen. Den eventuella gamla Bli medlem sidan som föreningen haft i bruk göms/blir icke offentlig och finns i sidarkivet för föreningen i wordpress. Bli medlem nya sidan känns igen på årtal 2026 då ni ser över Sidorna och om ni har dubbla Bli medlem sidor. Redigera den nya medlemssidan med aktuell info om medlemsformer och dess avgifter under Medlemskap i texten.
I texten för Bli medlem webbsidan finns färdigt inbäddat såväl direkt länk till det nya digitala medlemsansökningsformuläret som nu tas i bruk för alla samt länk till nya dataskyddsbeskrivning för medlemsregister inom Fs4H. Så gå inte in och ändra hyperlänkar el radera dessa i texten då ni redigerar/fyller på med föreningsspecifik info.
Observera att färdigt i den nya Bli medlem webbsidan text finns inbäddat direkt länk till det nya digitala medlemsansökningsformuläret i meningen Kom med som medlem – fyll i formuläret ( hyperlänk till https://medlem.fs4h.fi/). Då intresserad person kommer in på er webbsida och hittar i huvudbalken Bli medlem sidan och går in och läser vad medlemskapet innebär och klickar i texten på Kom med som 4H-medlem länken så öppnar sig det digitala formuläret för ifyllnad.
I formuläret väljer personen i
– vilken 4H-förening hen vill ansluta sig till (drop down lista på 4H-föreningarna)
– om ansluter som enskild medlem (i Tilläggsuppgifter om medlemskap skriver hen in ev extra medlemsform som finns i vald förening) alternativt som familjemedlem (Vi är flera som går med från samma vårdnadshavares uppgifter) eller som prova på medlem.
-fyller i medlemmens uppgifter, vårdnadshavarens uppgifter, kryssar i
- medlemmens uppgifter och vårdnadshavarens uppgifter
- kryssar i godkännande för bild och videolov
- kryssar i att personuppgifterna lagras i medlemsregister
- klickar sänd
- medlemsansökan går direkt in i Sense medlemsregister och hittas under Medlemsansökningar i er förenings medlemsregister.
I Sense på desktopen dvs startsidan då ni som ansvarig föreningsanvändare loggar in:
Medlemsansökningar som tas emot via formuläret sparas direkt i berörd förenings Sense medlemsregister. Hittas på skrivbordet Tallennetut haut > Medlemsansökningar
I Sense finner ni nya ansökningar som ni ska öppna och behandla genom att kolla igenom uppgifterna, lägga till för respektive ny medlem rätt betalningsgrund och klicka som aktiva medlemmar.
Se närmare anvisningar i ppt från Sense fortbildning del 1, bild 27-30 ”Behandling av medlemsansökningar…. :
Under sparade sökningar klicka på Medlemsansökaningar på desktopen då ni loggar in i Sense.
- Klicka på Starta åtgärden (Käynnistä toiminto) för en medlemsansökning
Härmed:
1. Sparas den aktuella dagen som startdatum - Ansökan – rutan töms
- I relation – fältet sparas medlem
- Om medlemmen faktureras, lägg till rätt betalningsgrund under fliken Betalningsgrunder
Klicka på knappen Lägg till ny.
Välj rätt betalningsgrund och klicka på Spara-knappen. Startdatumet kan vara den aktuella dagen.
I fråga om Fs4H dataskyddsbeskrivning för medlemsregister så är den direkt länkad på nya Bli medlem webbsidan och hittas på
https://fs4h.fi/dataskyddsbeskrivning-for-medlemsregister/, samt även i det nya medlemsansökningsformuläret samt hittas som bilaga till detta infomail. Härvid uppfyller vi kraven för tillgängligheten av beskrivningen. Dataskyddsbeskrivningen kan ni även ta upp till kännedom i er styrelse samtidigt som ni berättar om att det nya Sense medlemsregistret tagits i bruk från januari 2026.
Läs igenom detta meddelande än gång till, logga in och kolla i wordpress den nya Bli medlem sidan samt specificera med föreningsspecifika medlemsavgifter/former och ev särdrag i lokala verksamheten, så ni kan dela denna sida framöver vid marknadsföring av föreningen och medlemskap. Läs igenom dataskyddsbeskrivningen och ger er styrelse till känna samtidigt som ni presenterar Sense medlemsregister. Tveka inte ta kontakt vid eventuella frågor så löser vi det gemensamt.
Bilagor:
Bli medlem_webbsida_innehåll_Fs4H_4H-förening_11022026
Dataskyddsbeskrivning_Fs4H medlemsregister_2026
Fs4H_Sense medlemsregister_föreningsanvändare_fortbildning_16012026_Fs4H_Vitec
Varma samarbetshälsningar,
Bettina, Fs4H