Styrelsemöten kan arrangeras på distans (t.ex. via teams och i enskilda beslutsfrågor via e-post). I dessa bokslutstider är styrelsens viktigaste uppgift att godkänna och därmed underteckna bokslutet. Det undertecknade bokslutet går sedan via verksamhetsgranskaren till föreningsmötet för beslut.
Bokslutet undertecknas av en beslutsför styrelse (de om inte närvarat vi styrelsens möte, undertecknar inte bokslutet). Hur undertecknas bokslutet om styrelsens möte hålls på distans?
- Kör runt och hämta underteckningarna
- Använd ett underteckningsprogram t.ex. DocuSign (för några tior)
- Underteckna ett blanco dokument och scanna in underteckningen och skicka på e-post
- OBSERVERA! Många lagvetare anser att det går bra att skriva en e-post viljeyttring t.ex ”Jag nn godkänner 4H-föreningens bokslut uppvisande resultat +-XXX och balansomslutning XXX” Datering och ditt namn. Detta skickar styrelsemedlemmen sedan till verksamhetsledaren per e-post och verksamhetsledaren printar ut e-posten med meddelandet och bifogar e-posten till bokslutet.
Inom FS4H är det sålunda möjligt för föreningarnas styrelse att på distans godkänna bokslutet genom att använda någon av ovan nämnda 4 förfaringssätt. Vi rekommenderar dock att ordförande alltid i original undertecknar bokslutet.
Det kan vara bra att informera er verksamhetsgranskare/revisor på förhand om hur ni tänker godkänna bokslutet. Kolla att granskaren accepterar ett dylikt förfarande.
*****************
Föreningsmöte (årsmöte, höst- och vårmöte) kan i regel inte hållas på distans om det inte gjorts en stadgeändring som medger ett sådant förfarande och därtill finns en valordning som definierar sättet för distansmedverkan. I och med pandemin har vi i Finland i kraft en temporär lag som reglerar frågan. Lagen är i kraft till och med 30.6 2021.
Enligt den temporära lagen kan föreningsmötet hållas på distans trots att detta inte finns i föreningens stadga. Trots att föreningen erbjuder deltagande på distans skall det finnas en fysisk mötesplats där de medlemmar som så önskar skall ha möjlighet att närvara fysiskt vid mötet. OBS! Styrelsen kan kraftigt uttrycka en önskan om att medlemmarna deltar på distans.
Röstandet sker i ja/nej frågor genom att var och en deltagare skriver i chatten (öppen röstning), skickar e-post till sekreteraren som registrerar inkomna röster, rösterna räknas av rösträknarna. Eller så kan ni använda er av mentimeter, surveymonkey o.dyl. vid ja/nej frågor. I teams finns också funktionen ”räck upp handen”. Vid få deltagare och öppen röstning är detta ett bra verktyg.
Vid val av styrelse är det bra om någon gör valberedningen t.ex. verksamhetsledaren. (Om ni har en valordning måste ni följa den. ) Då är det enkelt att rösta ja eller nej – för eller emot valberedningen. Om det finns många kandidater och få platser kan alla deltagare skriva e-epost med sitt förslag till styrelse (alla styrelseplatser besatta). De som fått mest röster blir valda. Rösträknarna räknar rösterna. Vid ordförandeval samma process.
Det är i enlighet med denna temporära lag även möjligt att enligt vissa begränsningar använda ombud. Dvs en medlem kan genom fullmakt befullmäktiga en deltagare att rösta för hennes del. Vanligtvis är dylikt poolande av röster inte godtagbart inom föreningen. Tanken är att medlemmarna skall aktivt i person delta och påverka.
OBSERVERA att den temporära lagen inte tillåter att föreningsmötena dvs vårmöte, höstmöte eller årsmöte flyttas fram utan de skall hållas i enlighet med föreningarnas egna stadgar.
********************
För den som är intresserad, nedan utdrag ur L om temporär avvikelse från….. föreningslagen 677/2020 §4
Med avvikelse från 25 § 1 mom. i föreningslagen och stadgarna kan genom beslut av styrelsen tillåtas att ett ombud får företräda en eller flera medlemmar vid föreningsmötet. Med avvikelse från 21 § i föreningslagen kan styrelsen tillåta att också en fullmäktig får bemyndiga en annan fullmäktig att utöva sin rätt vid fullmäktigemötet. Vid en omröstning vid föreningsmötet eller fullmäktigemötet är det sammanlagda röstetalet för de medlemmar eller fullmäktige som företräds av ett och samma ombud högst en tiondel av det sammanlagda röstetalet för de medlemmar eller fullmäktige som är företrädda vid mötet, om inte stadgarna tillåter en större röstandel.
Med avvikelse från den första meningen i 17 § 2 mom. i föreningslagen och med avvikelse från 21 § i den lagen kan föreningens styrelse tillåta deltagande i möte per post, genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel så som avses i 17 § 2 mom. i den lagen, även om ett sådant förfarande inte är tillåtet enligt stadgarna och föreningen inte för detta ändamål har godkänt en i 30 § i den lagen avsedd omröstnings- och valordning.
Styrelsen kan besluta att en förutsättning för deltagande i föreningsmöte som ordnas före utgången av juni 2021 är anmälan till föreningsmötet senast en viss dag som kan vara tidigast två veckor före mötet. I ett sådant fall räknas kallelsetiden från den sista anmälningsdagen.
Tilläggsinfo Camilla tfn 040 563 6127