Under de senaste veckorna har vi fört diskussioner med Ant Simons på Webbhuset kring ett nytt medlemsregister (Desky) för Finlands svenska 4H. Efter dagens diskussion med Ant har vi kommit överens om att ta detta system i användning och det sålunda skulle ersätta vårt nuvarande medlemsregister. Desky är ett mycket bra verktyg vad gäller medlemsuppgifter, aktiviteter (egenskaper), utskrifter, utskick och fakturering, m.m.
Vi börjar nu arbetet och förberedelserna för att ta detta register i bruk.
För att komma vidare så behövs föreningarnas insats i ett inledande skede. Tidtabellen och arbetsuppgifterna skulle se ut enligt följande:
- föreningarna behöver se över sitt nuvarande medlemsregister. Städa och putsa bort gamla uppgifter, gå igenom registret så att det är up-to-date. Det är onödigt att föra in sådana uppgifter som inte är aktuella i Desky. Även göra kompletteringar om så behövs. Lägg till nya medlemmar som kommit med i 4H-föreningen under år 2022. Detta bör vara klart den 28 februari. Observera – om ni behöver tilläggstid, ta omgående kontakt med Harriet. Efter den 28 februari kan ni inte göra några ändringar mera.
- nästa gång ni har tillgång till medlemsregistret, det nya Desky, är i början av april . I samband med detta ordnar vi också en utbildningsdag. Ant Simons kommer att hålla i trådarna och visa hur det nya registret fungerar och vilka funktioner som finns.
- det är många arbetsskeden i bytet av ett medlemsregister och för att vi ska få arbetet att löpa så smidigt som möjligt, meddela Harriet när allt från Edesken är uppdaterat och klart.
- alltefter vi får in respons av föreningarna tar vi ut medlemsstatistiken och lägger över detta till Webbhuset. De för in uppgifterna till Desky, till respektive förenings sida (medlemskontor).
- i detta inledande skede överförs grunddata från Edesken och när medlemsregistret tas i bruk så utvecklas registret enligt de behov som finns.
Har ni frågor är det bara att ta kontakt med Harriet.